ECOSense –

Datenschutzerklärung: Vertragsdaten

§ 1 Informationen über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir Sie über die Verwendung Ihrer personenbezogener Daten, soweit sie erforderlich sind, den Teilnahmevertrag durchzuführen. Es geht also hier ausschließlich um die Daten zur Ausgabe und Rückführung der Sensoren, mit denen die Forschungsdaten erhoben werden. Zu den im Sensor erfassten Daten und zum Gewinnspiel bitten wir Sie, die jeweils gesonderten Datenschutzerklärungen zu beachten. Personenbezogene Daten sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, wie z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse.

(2) Damit Sie wissen, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, informieren wir Sie im Nachfolgenden, in welchem Umfang, zu welchem Zweck sowie auf welcher Rechtsgrundlage wir eine Verarbeitung vornehmen. Ferner erhalten Sie Informationen darüber, welche Rechte Ihnen zustehen und wie lange Ihre Daten gespeichert werden. Auch klären wir Sie darüber auf, wer Ihr Ansprechpartner ist.

§ 2 Name und Anschrift des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen

(1) Der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Abs.7 Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das Konsortium des Projekts ECOSense, bestehend aus der baron mobility service GmbH, der CoSynth GmbH & Co.KG und der Universität Oldenburg, Abteilung für Wirtschaftsinformatik (VLBA). Bitte wenden Sie sich bei Anfragen zunächst an die Projektleitung. Die Verantwortlichen sowie die Projektleitung können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:   

baron mobility service GmbH
Wickenweg 52
26125 Oldenburg

Tel.: +49 441 55 977 977
E-Mail: info@mein-dienstrad.de
Website: https://www.mein-dienstrad.de/

(2) Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen:

baron mobility service GmbH
Frau Marthe Glup
Wickenweg 52
26125 Oldenburg

Tel.: +49 441 55 977 977
E-Mail: datenschutz@mein-dienstrad.de

(3) Projektleitung

baron mobility service GmbH
Frau Kyra Pelzner
Wickenweg 52
26125 Oldenburg

Tel.: +49 441 55 977 935
E-Mail: kyra.pelzner@baronmobil.com; kyra.pelzner@mein-dienstrad.de

(3) Bei der Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder telefonisch werden die von Ihnen mitgeteilten Daten, wie der Name, die E-Mail-Adresse und ggf. die Telefonnummer gespeichert, um ihre Fragen zu beantworten. Diese Daten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, also dann, wenn wir Ihr Anliegen klären konnten. 

§ 3 Speicherung und Verarbeitung von Daten bei der Registrierung als Teilnehmer

(1) Eingabe der Daten durch den Nutzer

Durch die Eingabe der Teilnehmerdaten bekommen Sie die Möglichkeit, sich für die Teilnahme am Projekt und damit für die Nutzung eines Sensors zu registrieren. Die Daten, die Sie hierzu in die Datenmaske eingeben, werden an eine von uns betriebene Datenbank übermittelt und gespeichert. Für die Registrierung ist die Eingabe folgender Daten notwendig:

– Vor- und Nachname

Für die Ausgabe der Sensoren ist der Vor- und Nachname des Teilnehmenden notwendig, da dieser auf dem zu unterschreibenden Übergabeprotokoll bei Abgabe und Rücknahme des Sensors angegeben ist. Die Übergabeprotokolle sind notwendig, um die Abgabe und Rückgabe von Sensoren zu kontrollieren. Die Registrierung erfolgt somit zum Zweck der Erfüllung der vertraglichen Leistung, sodass die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist.

– E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse als Kontaktadresse. Über die angegebene E-Mail-Adresse werden Termine und Abläufe mit dem registrierten Teilnehmenden abgesprochen. Für den Fall, dass ein Teilnehmender nicht auf die von uns gesendeten E-Mails antwortet, werden wir diesen telefonisch kontaktieren. Dies gilt insbesondere für die Ausgabe und Rückgabe der Sensoren. Für den Fall, dass der Teilnehmende nicht innerhalb der angegeben Frist zum vereinbarten Rückgabeort kommen kann, wird der Sensor – falls möglich – bei dem Teilnehmenden Vorort abgeholt. Dafür wird die Angabe der Adresse des Probanden benötigt. Der Zweck der Datenverarbeitung liegt daher in der Erfüllung der vertraglichen Leistung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

– Altersgruppe, Postleitzahl, Radnutzung

Wie behalten uns vor im Fall von mehr als 400 Anmeldungen zur Projektteilnahme einen Auswahlprozess durchzuführen. Für diesen Auswahlprozess werden die bei der Registrierung angegebene Altersgruppe und die Postleitzahl verwendet, um eine möglichst repräsentative Teilnehmergruppe zusammenzustellen. Auch die Selbsteinschätzung der Teilnehmende bzgl. ihrer Radnutzung wird ggf. mit in den Auswahlprozess herangezogen. Der Zweck der Datenverarbeitung liegt daher in der Erfüllung der vertraglichen Leistung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 (2) Dauer der Verarbeitung und Speicherung

Die von Ihnen eingegebenen sowie die im Rahmen der Registrierung technisch erhobenen Daten werden solange gespeichert und verarbeitet, wie es für die Erreichung des Zweckes notwendig ist. Die Notwendigkeit ist nicht mehr gegeben, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Die Speicherung und Verarbeitung zu diesem Zweck ist vertraglich vorgeschrieben.

§ 4 Übergabe und Rücknahme der Sensoren

(1)    Kontaktaufnahme

Die Übergabe und die Rücknahme der Sensoren erfolgen nach Absprache an verschiedenen Orten innerhalb Oldenburgs. Zur Absprache der Übergabe und Rücknahme wird mit Ihnen Kontakt über die bei der Registrierung angegebenen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) aufgenommen.

(2)    Übergabeprotokolle

Um einen Sensor an Sie rausgeben zu können, ist es notwendig, dass Sie ein Übergabeprotokoll unterschreiben. Dieses enthält Ihren Namen, das Datum der Ausgabe des Sensors sowie Ihre Unterschrift zur Bestätigung, dass die Übergabe erfolgt ist. Bei der Rückgabe der Sensoren unterschreiben Sie dasselbe Übergabeprotokoll zur Bestätigung, dass der Sensor wieder abgebeben wurde. Dieses Vorgehen ist wichtig, um die Ausgabe und Rücknahme der Sensoren zu kontrollieren. Die Rechtsgrundlage hierfür ist daher die Erfüllung der vertraglichen Leistung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

(3)    Vernichtung der Übergabeprotokolle

Sobald die Rückgabe aller Sensoren der jeweiligen Probandengruppe (200 Probanden pro Gruppe) abgeschlossen ist, werden die Übergabeprotokolle vernichtet, da diese Ihren Verwendungszweck erfüllt haben.

§ 5 Weitergabe der Daten an Dritte

Je nach Übergabeort besteht die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter vor Ort (beispielsweise Fahrradfachhändler), der  nicht Teil des Projektteams ist, die Übergabe und Rücknahme des Sensors durchgeführt. Dafür erhält der Mitarbeiter das dafür notwendige Übergabeprotoll. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Personen außerhalb des Projektkonsortiums erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung für die Ausgabe und Rückgabe der Sensoren. Ihre Einwilligung wird für die Weitergabe der Übergabeprotokolle an den jeweiligen Übergabeort separat eingeholt. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

§ 6 Speicherung und Löschung der Daten

(1) Speicherung

Die Speicherung der Daten erfolgt während der Projektlaufzeit in einer von uns betriebenen Datenbank. Die Daten werden auf Servern in Deutschland [LG1] gespeichert. Nur mit dem Projekt betraute Mitarbeiter der baron mobility service GmbH und des Projektkonsortiums können auf die Daten zugreifen. Den Zugang zu Dokumenten, die eine Zuordnung der Probanden zu den einzelnen Sensoren ermöglicht wird nur durch die Projektleitung   möglich sein.

(2)    Löschung

Nach der Projektlaufzeit - spätestens  im Juni 2020 - werden die personenbezogenen Vertragsdaten (Vorname, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Registrierung für das Projekts eingegeben wurden, gelöscht, da der notwendige Zweck erreicht wurde. Die Altersgruppe wird nach der Festlegung der Probandengruppen gelöscht, da diese für diesen Zweck erhoben wird und nach der Festlegung ihren Zweck erfüllt hat. Die Rechtsgrundlage ist daher Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

§ 7 Datensicherheit

Wir unterhalten technische Maßnahmen, die die Datensicherheit gewährleisten.

 

§ 8 Ihre Rechte 

(1) Ihnen stehen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber uns zu:

Auskunftsrecht: Das Recht, Auskunft über die zur Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Das Recht, die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – die Löschung von Daten zu verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Das Recht zu verlangen, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzuschränken, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Datenübertragbarkeit: Das Recht zu verlangen, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, die von der betroffenen Person bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen, weil nach Ansicht der betroffenen Person die Verarbeitung ihrer Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt. Die Beschwerde kann bei der Datenschutzbehörde eingereicht werden, die für den Wohnort bzw. das Land der betroffenen Person zuständig ist oder an die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzbehörde (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen).

(2) Möchten Sie diese Rechte gelten machen, so richten Sie bitte unter Nennung Ihres Namens und unter Bezeichnung des geltend gemachten Rechts eine E-Mail an datenschutz@mein-dienstrad.de.

 

§ 9 Kontaktaufnahme

(1) Möglichkeiten der Kontaktaufnahme

Sie haben die Möglichkeit, mit uns Kontakt aufzunehmen, indem Sie uns eine E-Mail schreiben (an datenschutz@mein-dienstrad.de oder an die § 2 Abs. 1 benannte E-Mail-Adresse) oder sich telefonisch bei uns melden. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über das auf unserer Homepage angebotene Kontaktformular an uns zu wenden.

(a) Telefonisch

Bei der telefonischen Kontaktaufnahme werden die Daten gespeichert, die uns von Ihnen mitgeteilt wurden, wie z.B. Ihr Name, die E-Mail-Adresse und ggf. die Telefonnummer. Diese personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Dies ist dann der Fall, wenn wir Ihr Anliegen klären konnten. Rechtsgrundlage für die Speicherung Ihren Daten ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

(b) E-Mail

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die E-Mail-Adresse (datenschutz@mein-dienstrad.de oder an die unter § 2 Abs. 1 angegebenen E-Mail-Adresse) möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Diese liegt in der eindeutig bestätigenden Handlung der Eingabe und Zusendung Ihrer personenbezogenen Daten. Die Rechtsgrundlage ist somit Art. 6 lit. a DSGVO.

(c) Kontaktformular

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Hierbei handelt es sich um Ihren Namen, die E-Mail-Adresse und Ihre Anmerkungen. Diese Daten benötigen wir, um Ihre Anfrage zu beantworten. Damit wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten können, bedarf es Ihrer Einwilligung. Diese liegt in der eindeutig bestätigenden Handlung der Eingabe und Zusendung Ihrer personenbezogenen Daten. Die Rechtsgrundlage ist somit Art. 6 lit. a DSGVO.

Im Zeitpunkt des Absendens der Nachricht werden folgende Daten gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist aus technischen Gründen notwendig. Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 lit. f. DSGVO.

(2) Widerrufsrecht

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung bezüglich Ihrer Kontaktaufnahme mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, indem Sie unter Nennung Ihres Namens und der zu widerrufenden Einwilligungserklärung (ECOSense – Datenverarbeitung zur Kontaktaufnahme) eine E-Mail senden an: datenschutz@mein-dienstrad.de.

 (3) Weitergabe an Dritte

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

(4) Löschung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten, also die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage, werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

§ 10 Weiterleitung der Daten in Drittstaaten

Eine Weiterleitung der Daten in Drittstaaten erfolgt nicht.